مديريت زمان

اگر عمر دوباره داشتم ...

Don Herald) دان هرالد کاریکاتوریست و طنزنویس آمریکایى در سال 1889 در ایندیانا متولد شد و درسال 1966 از جهان رفت. دان هرالد داراى تألیفات زیادى است اما قطعه کوتاهش یعنی:«... اگر عمر دوباره داشتم »او را در جهان معروف کرد.
اگر عمر دوباره داشتم ...البته آب ریخته را نتوان به کوزه باز گرداند، اما قانونى هم تدوین نشده که فکرش را منع کرده باشند.
اگر عمر دوباره داشتم مى کوشیدم اشتباهات بیشترى مرتکب شوم. همه چیز را آسان مى گرفتم. از آنچه در عمر اولم بودم ابله تر مى شدم. فقط شمارى اندك از رویدادهاى جهان را جدى مى گرفتم. اهمیت کمترى به بهداشت مى دادم. به مسافرت بیشتر مى رفتم. از کوههاى بیشترى بالا مى رفتم و در رودخانه هاى بیشترى شنا مى کردم. بستنى بیشتر مى خوردم و اسفناج کمتر. مشکلات واقعى بیشترى مى داشتم و مشکلات واهى کمترى.آخر،ببینید، من از آن آدمهایى بوده ام که بسیار محتاطانه و خیلى عاقلانه زندگى کرده ام، ساعت به ساعت، روز به روز. اوه، البته من هم لحظات سرخوشى داشته ام. اما اگر عمر دوباره داشتم ازاین لحظات خوشى بیشتر مى داشتم. من هرگز جایى بدون یک دماسنج، یک شیشه داروىقرقره، یک پالتوى بارانى و یک چتر نجات نمى روم. اگر عمر دوباره داشتم، سبک تر سفرمى کردم .اگر عمر دوباره داشتم، وقت بهار زودتر پا برهنه راه مى رفتم و وقت خزان دیرتربه این لذت خاتمه مى دادم. از مدرسه بیشتر جیم مى شدم. گلوله هاى کاغذى بیشترى به معلم هایم پرتاب مى کردم . سگ هاى بیشترى به خانه مى آوردم. دیرتر به رختخواب مى رفتم و مى خوابیدم. بیشتر عاشق مى شدم. به ماهیگیرى بیشتر مى رفتم. پایکوبى و دست افشانى بیشتر مى کردم. سوار چرخ وفلک بیشتر مى شدم.به سیرك بیشتر مى رفتم.در روزگارى که تقریباً همگان وقت و عمرشان را وقف بررسى وخامت اوضاع مى کنند، من برپا مى شدم و به ستایش سهل و آسان تر گرفتن اوضاع مى پرداختم. زیرا من با ویل دورانت موافقم که مى گوید: ” شادى از خرد عاقل تر است."

زندگی و مدل زندگی

زندگی:
فاصله زمانی بین تولد تا مرگ را زندگی می نامند. (در ادیان الهی مختلف،زندگی انسان در زمان بعد از مرگ نیز تعریف شده است.)

مدل زندگی امروز:
دکتر شهید مصطفی چمران ایرانی بود؛اما نباید او را به یک جغرافیاي خاص محدود کرد، چون او شدن آرزوست، مدل زندگی و شهادت او بهترین مدل براي عبور از توقف گاهها و اندیشه او یاور انسان هاي گمشده امروز است. تغییردرمزیت رقابتی درگذرزمان با افزایش تدریجی پیچیدگی تلاشها

1930 میلادي " زمین
1940 " نیروي کار
1950 " سرمایه
1960 " تولید
1970 " کیفیت
1975 " خدمات
1985 " اطلاعات
1990 " *آگاهی و دانایی
2007 " * خردورزي جمعی

گونه هاي سه گانه زمان

زمان عام
آنچه مردم از زمان درک مي کنند.سنجش حرکت جسم نسبت به دو موقعيت مختلف. جابجا شدن يک جسم در دو موقعيت.زمان عام آگاهی موجود به تبديل شدن و تغييرات درون خود. برای يک مگس يک هفته، ممکن است هفتاد سال، و برای يک لاک پشت، يک سال، يک هفته تجلی کند.

چگونه انسان با چشمان بسته شب و روز را درك می کند؟ قسمت هايي در بدن انسان هستند که، به تغييرات خورشيد و مغناطيس زمين حساس هستند. زمان شناسی لاك پشت ها وقتی قرص ماه کامل شده و آب بالا مي آيد از تخم بيرون مي آيند تا به راحتی به دريا برسند.

زمان درونی
ميزان ادراکی که يک موجود زنده از زمانی که در حال گذر است دارد. ممکن است در دنيای واقع يکسال بگذرد، ولی او اين زمان را يک روز حس کند. ساعت بیولوژیکی سوسک حمام بدون ديدن، در قالب ساعت بيولوژيکی داخل بدن خويش، شب و روز را از هم تميز مي دهد. شرط درك انسان ۸۰ % مغز و ۷۰ % سلولهای انسان را آب فرا گرفته است. زمانی درک اتفاق مي افتد که، موجی سبب بروز تلاطمی در اين سيال شود. زمان درونی شرط وقوع تلاطم در درون موجود را مي توان زمان درونی تلقی کرد. کند ذهنی ، پايين بودن سرعت ادراکی فرد. حل کردن يک مسئله با تعداد ضربان کمتر.امام زمان درآخرالزمان زمان جمع مي گردد.

مسأله ارزش زمانی چیست؟

وضعیت موجود

خواسته مطلوب

شکاف (مسأله اولیه)

 محصول نهایی شیء

مسأله اولیه: چگونگی رسیدن از شی ء به محصول نهایی

ارزش زمانی

نسل هاي طلایی مدیریت زمان

نسل اول زمان - براساس "یادداشت برداشتن"شکل گرفته است. از قبیل: نوشتن گزارشها، شرکت کردن در جلسه ها، تعمیر ماشین و ... افرادي که این رویه را به کار می برند،مدیریت زمان را تا حد نوشتن لیست کارهایی که می خواهند فراموش نکنند، می پندارند. اگرآن کارها در آن روز پایان نیافت جزو لیست کارهاي روز بعد قرار می گیرند.

نسل دوم زمان - در پی "برنامه ریزي وآماده کردن" است. افرادي که این رویه را به کارمیبرند ازتقویم ها و کتابچه هاي قرارگذاري استفاده می کنند. پافشاري این نسل به کارآیی،هدف گذاري و رسیدن به آن، برنامه ریزي و تعیین کردن فعالیت هاي آینده است.

نسل سوم زمان - رهیافت آن "برنامه ریزي"، "اولویت دادن" و "کنترل" است. این نسل بیش از هر چیز به روشن ساختن اولویت ها و ارزش ها اهمیت می دهد. بااین شیوه از خود می پرسیم که چه چیزي را می خواهیم؟ و بعد براي رسیدن به آن برنامه ریزي می کنیم. این برنامه ریزي اولویت دهی به فعالیت ها را مشخص می کند.

نسل چهارم زمان - رهیافت آن “خلاقیت”، “انعطاف پذیري” و “هوشمندي” است. این نسل بیش از هر چیز به روشن ساختن مزیت هاي رقابتی و نحوه خلاقانه استفاده از زمان با هدف بکارگیري آن مطابق با شرایط محیط و عدم قطعیت می پردازد.

برداشت هاي غلط از مدیریت زمان
(خلاق)
- موفقیت در کار
- سادگی مدیریت زمان
- کارایی ناشی از فشار زمان
- بکارگیري روشهاي ساده تر
- بی نیازي برخی از مشاغل به مدیریت زمان
- خلاقیت در زمان به عنوان ویترین و مد، کالاي لوکس

رفتارهاي نشان دهنده سوء مدیریت زمان
- بی خوابی یا کم خوابی
- اعتیاد به کار
- نبود وقت
- تعهد به انجام همه ي امور
- احساس گنگی و خستگی
- احساس روزمرگی
-احساس خودشکوفایی کاذب

مشکلات فرهنگی مشترك مربوط به زمان در ایران عوامل اتلاف وقت نبود انگیزه و بی حوصلگی هدف هاي مبهم تعلل و تنبلی ، بی نظمی تعویق،عجله تفویض جلسات مسئولیت بیش از حد دخالت بی جا و کنجکاوي پر حرفی مشغولیت ذهنی ضعف ارتباطات ، بدخلقی نبود نظارت،سیاست درهاي باز تعارف و رودربایستی،ضعف در تصمیم گیري فشار روانی و استرس،تصویر منفی از خود.

6 پرسش اساسی درباره چرخه مدیریت زمان خلاق

چرا؟
چگونه؟ چیست؟
کجا؟
چه زمانی؟
چه کسی؟
کدام را سوار می کنید؟ (فرصت و تهدید)

یک شرکت بزرگ قصد استخدام یک نفر را داشت. بدین منظور آزمونی برگزار کرد که یک پرسش داشت. پرسش این بود: شما در یک شب طوفانی با ماشین بوگاتی خودتان در حال رانندگی هستید. از جلوي یک ایستگاه اتوبوس می گذرید. سه نفر داخل ایستگاه منتظر اتوبوس هستند. یک پیرزن که در حال مرگ است. یک پزشک که قبلاً جان شما را نجات داده است. یک خانم/آقا که در رویاهایتان خیال ازدواج با او را دارید. شما می توانید تنها یکی از این سه نفر را سوار کنید.
کدام را انتخاب خواهید کرد؟ دلیل خود را شرح دهید.
و اما پاسخ ...
قاعدتاً این آزمون نمی تواند نوعی تست شخصیت باشد زیرا هر پاسخی دلیل خودش را دارد.پیرزن در حال مرگ است، شما باید ابتدا او را نجات دهید. هر چند او خیلی پیر است و به هر حال خواهد مرد.شما باید پزشک را سوار کنید. زیرا قبلاً جان شما را نجات داده است و این فرصتی است که می توانید جبران کنید. اما شاید هم بتوانید بعداً جبران کنید.شما باید شخص مورد علاقه تان را سوار کنید زیرا اگر این فرصت را از دست دهید ممکن است هرگز قادر نباشید مثل او را پیدا کنید.
از دویست نفري که در این آزمون شرکت کردند، شخصی که استخدام شد دلیلی براي پاسخ خود نداد. او نوشته بود:
سوئیچ ماشین را به پزشک می دهم تا پیرزن را به بیمارستان برساند و خودم به همراه همسر رویاهایم منتظر اتوبوس می مانیم.

نمونه مدیریت زمان کارمندي!!

برنامه را به گونه اي زمانبندي کنید که اساسی ترین کارها را در بهترین زمان روز انجام دهید. بهترین زمان براي بهترین کار

فواید مدیریت زمان

- زمان به عنوان منبعی برگشت ناپذیر
- افزایش بهره وري فردي
- موفقیت در کار
- تشخیص صحیح انتظارات و تمرکز بر روي آن ها
- کاهش نگرانی شغلی
- پرهیز از تأخیر در انجام کار
- افزایش اوقات با کیفیت
- کنترل بیشتر بر زندگی کاري و شخصی
- آرامش بیشتر در زندگی کاري و شخصی

بررسی نحوه ي فعلی صرف زمان

شناسایی عوامل اتلاف زمان

برنامه ریزي و اقدام جهت رفع عوامل اتلاف زمان
وضعيت بهينه در صرف زمان
وضعيت فعلي صرف زمان
برنامه ريزي

نمونه اي از نحوه صرف زمان

سخت نباشید و به یاد بسپارید که شاه کلید مدیریت زمانی هوشمندانه، انعطاف پذیري است. هیچ کدام از برنامه ریزي ها یا زمان بندي هاي شما نباید آنقدر خشک و سخت باشد که راهی براي تغییر در هنگام نیاز باقی نگذارد.

انعطاف پذیري در زمان
مديريت بر خود و مديريت زمان
مديريت فردي کليد مديريت زمان
مديريت زمان يعني اداره خود و محيط با حداکثر کارايي مديريت زمان امکان ندارد مگر اينکه بتوانيم خودمان را اداره کنيم براي اينکار بايد :
۱ - اهداف شخصي و شغلي خود را مشخص کنيم.
۲- نحوه گذران وقت خود را در حال حاضر بشناسيم.
۳- روشهاي بکارگيري زمان براي رسيدن به اهدافمان را
بدانيم.

راههاي صرفه جويي در وقت
۱- بار کاريتان را کم کنيد.
۲- تندتر کار کنيد.

۱. راههاي کم کردن بار کاري
۱- تفويض اختيار کنيد.
۲- به درخواست هاي ناروا (نه) بگوييد.
۳- کوله بار وظايف ديگران را به دوش نگيريد.

۲. راههاي تندتر کار کردن
۱ - جلوي راهزنان وقت خود را بگيريد.
۲- کارهايتان را روي چک ليست بنويسيد.
۳- درجه اولويت در کار را تعيين کنيد و به ترتيب اولويت
کار کنيد.
۴ - از اخرين تکنولوژي موجود بهره بگيريد.
۵- به گردش نامه ها در محل کارتان نظام دهيد.
۶- روز به روز سعي کنيد بهتر گوش کنيد.
۷- براي فکر کردن وقت کافي در برنامه تان بگنجانيد.

مقایسه: مرغ همسایه مرغ است !
آنهایی که همیشه با قضاوت سطحی، خود را با دیگران در موضوع زمان مقایسه می کنند، فکر می کنند که:
دیگران از آنها خوشبخت ترند.
همه از دیگران تشکر و قدردانی می کنند.
دیگران رئیس مهربانی دارند.
حجم کار دیگران سبکتر است.
و صدها فکر دیگر....

تابلوي یک دقیقه اي تفکر
تجربه رویدادهایی نیست که با آن برخورد می کنیم؛ تجربه برخوردهایی است که با رویدادها می نماییم. ویژگی هاي تابلوهاي تک دقیقه اي تفکر توسعه پذیر و بسط یافتنی منحصر در هنرها نیست. خصوصیات اندیشه هاي تک دقیقه اي بدیع بودن،اثربخشی،عملی بودن، فردي اجتماعی،ترس از شکست قوانین، رویگردانی از ابهامات شغل،عادات آداب و رسوم،عدم اعتماد به نفس ترس از عدم استقبال اجتماعی پاسخ هایی که منجر به از بین رفتن خلاقیت در استفاده ازتابلوهاي تک دقیقه اي زمان می شوند.

اهمیت و فوریت = اولویت بندي

یک برنامه ي مرجع
اقدامات فوري
کارهایی که باید تا آخر هفته به اتمام برسند.
افرادي که باید با آن ها تماس گرفته شود. (کاري و خانوادگی)
جلسه ها و ملاقات هاي ضروري
تکالیف روزمره و کارهاي نوشتنی
کارهایی که فوري نیستند.

مشخص ساختن اهداف

• اهداف کاري

• اهداف شخصی

پیش کارگاه
مفهوم هدف
• اگر هدفی براي نشانه روي نداشته باشید، به جایی نخواهید رسید !
• اگر مقصدتان ناکجاآباد باشد، بطورحتم بدان نخواهید رسید!
• اگر اهدافتان روشن نباشد، باید دوچندان تلاش نمایید. (مارك تواین)
• موفقیت چیزي نیست جز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده
• افرادي که هدف مشخصی ندارند، بیشتر زمان خود را صرف پاسخگویی به خواسته هاي دیگران کرده و تحت تاثیر آنان واقع می شوند.
• نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت بصورت تصادفی بسیار نادر است.
• افراد با انگیزه بیشتر، اهداف والاتر و بلندتري را انتخاب می نمایند، درحالی که افراد بی انگیزه، اهداف کوتاه مدت و پست تري را برمی گزینند (دانش آموز با انگیزه به 20 فکر می کند و دانش آموز بدون انگیزه به 10 رضایت می دهد).

راه حل تجسم خلاق براي ترسیم اهداف کاري

روحیه پرسشگري
• تا زمان بازنشستگی به چه چیزهایی می خواهم دست یافته باشم؟
• چه درآمدي را براي خود در نظر دارم؟
• ترجیح می دهم براي خودم کار کنم یا آنکه مدیر ارشد یک شرکت بزرگ باشم؟
• آیا در همین کشور به کار خود ادامه می دهم یا به خارج از کشور خواهم رفت؟
• آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟
• چه مهارت هاي کاري باید کسب کنم؟
• کار در کدام صنعت / ستاد را ترجیح می دهم؟
• شغل ایده آل من چیست؟
• به کدامیک از سازمان هاي حرفه اي ملحق می شوم؟

راه حل تجسم خلاق براي ترسیم اهداف شخصی
روحیه پرسشگري
• سرگرمی ها و علایق خاصی که مایلم به آنها بپردازم، کدامند؟
• چه مکانی را براي زندگی می پسندم؟
• آیا لازم است وقت بیشتري را با خانواده بگذرانم؟
• مایل هستم به کدام نقاط دنیا سفر کنم؟
• آیا باید زبان جدیدي بیاموزم؟
• آیا باید رژیم غذایی مناسبتري در پیش بگیرم؟
• خانه مورد علاقه من چگونه است؟

پیش کارگاه
تهیه ي فهرست
کارهایی که براي انجام آن ها وقت دارم.
کارهایی که براي انجام آن ها وقت ندارم.
کارهایی که واقعاً قصد انجامشان را دارم و به دنبال وقت براي آن ها می گردم.

پیش کارگاه
برنامه ریزي
شناخت اهداف
ارزش دهی
شکستن مقاصد بزرگ به گام هاي کوچک تر
زمان تخمینی
بازبینی
حذف اضافات پیش کارگاه

مفهوم برنامه ریزي
هدف گذاري + اولویت بندي + زمان بندي

زندگی خود را بازپس گیر؛ فقط یک ساعت از 24 ساعت روزتان را وقف خودتان کنید تا 23 ساعت باقی مانده تحت فرمان شما قرار گیرد. یکی از مهم ترین مهارت هاي مدیریت زمان بشمار می آید. برنامه ریزي به معناي آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و  ذخیره سازي وقت بشمار می اید.8 دقیقه آمادگی براي هر روز کاري و ثبات قدم بر روي برنامه ها می تواند در  نهایت 1 ساعت زمان ذخیره شده در پی داشته باشد. اگر 9ساعت براي قطع درختی وقت داشتم , 6 ساعت آن را صرف تیز کردن تبر خود می کردم ) ابراهام لینکلن

زمانی که صرف برنامه ریزي می کنید، به هدر نمی رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جویی در زمان می شود. بسیاري از مردم وقت خود را صرف امور و وظایف فرعی عدیده اي می کنند، بجاي آنکه وقتشان را بر روي تعداد اندکی از فعالیت هاي اصلی و اساسی متمرکز نمایند. مهمترین قاعده در برنامه ریزي آنست که کارها را بصورت نوشته درآوریم.

تدوین طرح هاي عملی براي تحقق آنها

مفهوم برنامه ریزي

80% زمان صرف اموري می شود که % 20 بازدهی دارد !

ارتباطات در زمان
ارتباطات اثربخش...؟ چرا؟

1) بهبود ارتباط با خانواده
نیاز مبرم در جامعه فعلی تعامل با خانواده تاثیر گذاري بسزایی در سایه تعاملات انسان دارد.

2) بهبود روابط با دوستان ....

3) بهبود روابط با همکاران

موفقیت و یا عدم موفقیت اغلب بستگی به ماهیت و سطح روابط با همکاران، روساء و زیردستانمان دارد.

4) بهبود سلامت جسمی و روانی
عدم وجود و یا از دست دادن ارتباط می تواند باعث افسردگی و یا ... گردد

ارتباطات مااشتباه فهمیده می شوند و یا اشتباه تفسیرمی شوند. (در یک فرهنگ و با یک زبان)

براي تغییر در رفتار دیگران/ درخواست براي یك اقدام /حصول اطمینان از درك منظور /ترغیب دیگران /تبادل اطلاعات

چرا ارتباط برقرار می کنیم؟

مهارتهاي ارتباطی و سازمان در جهان امروز سازمانها با کالا و یا خدمات خود با هم رقابت نمی کنند. پس مبناي رقابت چیست… سازمانها رقابت را بر محور حداکثر سازي اثر بخشی منابع ارزشمند خود یعنی نیروي انسانی استوار می کنند. مهارتهاي ارتباط اثر بخش در تحقق این امر نقش کلیدي دارد.

چگونه مخالفت کنیم
به نظر دیگران احترام بگذاریم
خوب گوش کنیم
اول با موارد مثبت موافقت کنیم
سوالات مشخص بپرسیم
سازنده باشیم
برعدم توافق، توافق کنیم

مهارت هاي برقراري ارتباط

مهارت هاي شنیداري
مهارت هاي کلامی
زبان بدن ........
گوش کردن، سوي دیگر ارتباط
سوالی که باید از خود بپرسید این است:
آیا واقعا گوش میکنید یا منتظر نوبت خود براي گفتن هستید؟
اگر پیش از پایان سخنان دیگري درباره پاسخ خویش می اندیشید در واقع آنها را نشنیده اید. بسیاري از مردم ارتباط را تنها در سخن گفتن میدانند.

ارتباط چهار مرحله دارد:

گوش کردن

تفسیر شنیدن

ارزیابی

پاسخ

مشکلات سخن گفتن موفق

خجالتی بودن گوینده
ترس از مقبول نبودن
فشار افکار عمومی (تیم ها)
تفکر ساختار نیافته
ناتوانیهاي جسمی (مشکلات شنوایی، گویایی، ...)
جبهه گرفتن دیگران
مواجهه با افراد پرخاشگر

1. حد اقل روزي 15 دقیقه وقت براي مطالعه رفتار دیگران صرف کنید.
2. فرودگاه...!
3. صداي تلویزیون را کم کرده و سعی کنید در وهله اول با دیدن تصاویر ،قضایا را درك کنید ، سپس صدا را زیاد کرده و خود را بسنجید...
4. در میهمانی ها از آموخته هاي خود استفاده کنید.

برخی عوامل اتلاف کننده زمان

-1 برنامه ریزي نامناسب یا عدم برنامه ریزي
-2 وقت گذرانی
-3 عدم تفویض اختیار
-4 بی نظمی شخصی یا بی انضباطی فردي
-5 انقطاع هاي تلفنی
-6 میهمانان ناخوانده، دیدارها و ملاقات هاي تصادفی
-7 کاغذبازي و عدم وجود ارتباط صحیح سازمان
-8 جلسات غیر کارآمد

وقت گذرانی دزد زمان است، مهارش کنید!
• زمانی که شما وقت گذرانی می کنید:
• پیش از اینکه شروع کنید به انتهاي وقتتان می رسید.
• بی هیچ دلیلی احساس ناراحتی و اضطراب می نمایید.

برخی عوامل اتلاف کننده زمان

-9 تسامح یا کار امروز را به فردا افکندن
10 - ”نه“ نگفتن
11 - بی کفایتی در کنترل
12 - انقطاع کار
13 - پرداختن به مسائل ذهنی وقت گیر
14 - مدیران یا کارکنان فاقد صلاحیت
15 - سفرها و ملاقات هاي غیرضروري
16 - اطلاعات ناقص
17 - کمال طلبی

دلایل پذیرفتن مسئولیت بیش از حد، نداشتن مهارت در برنامه ریزي و سازماندهی ،نبود تفویض اختیار،کمال طلبی ،تخمین نادرست زمان ،ناامنی شغلی و مالی ،قبول هر کاري ،نیاز به قدرت و خودخواهی ،مردمداري .

چرا به همه تلفن ها جواب می دهیم؟
توهم اهمیت ،مردمداري ،نیاز به قدرت، خودخواهی و غرور،نیاز به اطلاعات،رفع خستگی و تنبلی ، نیاز به معاشرت

رموز مهار کردن تماس هاي تلفنی
در تماس هاي تلفنی ناخواسته، شخص دیگري نحوه سپري کردن وقت ما را تعیین می کند. رمز موفقیت مدیریت تماس هاي تلفنی در حذف یا کوتاه کردن تماس هاي بیهوده و بذل بیشترین توجه نسبت به مکالمات مهم است.
ضمن برنامه ریزي مکالمات قبل از هر تلفن از خود بپرسیم چه اطلاعاتی را باید در اختیار دیگران بگذارم و به چه اطلاعاتی نیازمندم؟ بهترین راه براي انتقال پیام کدام است؟ چه مدارکی باید در دسترس باشد؟

نکاتی پیرامون انقطاع هاي تلفنی
• قاطعیت • مردمداري• چند لحظه گوشی• تأثیر جملۀ اول و آخر• استفاده از تایمر• سعی کنیم شماره نگیریم.• براي هر کسی پشت خط نمانیم.

چند نکته پیرامون ملاقات هاي خارج از برنامه و معاشرت هاي دوستانه
دادن وقت /خروج از انتظار /سیاست درهاي بسته /قاطعیت /نصب ساعت /دیدن ساعت /توجه _ گوش کردن _ حدس زدن و هدایت دیگران

نتیجه گیري
اگر هیچ حقه اي براي راحت شدن از شر مزاحمان پیدا نشد، از آن ها بپرسید:« ! حالت خوب است؟ چهره ات نشان می دهد که زیاد سر حال نیستی »

عدم تفویض و واگذاري کارها
ميان
1) کارهایی که از انجام دادنشان لذت می برید، اما الآن نباید برایشان وقت بگذارید،
2 )کارهایی که به خوبی انجام می دهید و دیگران نیز می توانند آن ها را به همان خوبی انجام دهند و
3) کارهایی را که باید خودتان انجام دهید زیرا شخص دیگري نمی تواند آن ها را انجام دهد.
تمایزقائل شوید؛ سپس بر این اساس کارها را واگذار کنید.

دلایل عدم تفویض
ترس از بروز اشتباه /ترس از افشاي اطلاعات /ترس از دست دادن کنترل /عدم اطمینان به دیگران/نیاز به موفقیت/بدنبال کامل ترین /لذت انجام کارها /تصور کاذب کارایی / پرهیز از سربار شدن

شش کاري که هرگز نبايد تفويض اختيار کرد:

۱ - برنامه ريزي يک پروژه کليدي
۲- انتخاب اعضاي گروه يک پروژه
۳- هدايت تلاشهاي گروه
۴ - ايجاد انگيزه در اعضاي گروه
۵- ارزيابي از اعضاي گروه
۶- پاداش به اعضاي گروه

راه هاي غلبه بر موانع تفویض اختیار

مبارزه با خودخواهی / دادن فرصت اشتباه /آیا دیگري نیز می تواند؟ / پذیرفتن در حد مطلوب /شکستن اهداف بزرگ به قدم هاي کوچک /انتخاب، آموزش، توجیه، نظارت و کنترل/کار تیمی

“نه” بگویید !!
“بله” گفتن به درخواست هایی که از شما می شود، به معناي“نه” گفتن به دقیقه ها و ساعت هایی است که متعلق به خودتان هستند!

مراحل جواب رد دادن

توجه / شنیدن / گوش کردن / همدردي /“نه“ گفتن قطعی / آوردن دلایل منطقی / ارائه راه حل جدید

۵ موقعيتي که بايد ” نه“ بگوييد.

۱ - زماني که خواسته نامعقول باشد.
۲-زماني که کار از اولويت کمتري برخوردار باشد.
۳- زماني که ازمهارت و دانش کافي برخوردار نباشيد.
۴ - زماني که عصباني يا ناراحت - برانگيخته - هستيد.
۵- زماني که لازم نيست شما آن کار را انجام دهيد.

مدیریت زمان جلسات
اغلب مدیران حدودا 30 تا 50 درصد زندگی کاري خود را در جلسات بسر می برند.

تفاوت هاي فرهنگی در مورد جلسات
در کشور ژاپن شرکت کردن در جلسات بصورت انفرادي توهین آمیز است. آنها براي احترام گذاشتن به میزبان بصورت دسته جمعی در جلسات شرکت می نمایند. در کشورهاي عربی معمولا مدت زمان جلسه اعلام نمی شود و با توافق حضار جلسه خاتمه می یابد.

مزایاي تشکیل جلسه

*انتقال اطلاعات و دریافت بازخورها
*تولید عقاید جدید
*ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات یا اقدامات
*استفاده از نظرات کارشناسان مختلف براي حل مشکلات

مدیریت زمان جلسات
جلسات ضروري / دستور جلسه / رئیس جلسه / افراد شرکت کننده/ صورتجلسه / محل و زمان برگزاري جلسات /تعیین چارچوب زمانی براي اهداف جلسه پرهیز از بگومگو مدیریت زمان جلسات جلسات را پیگیري کنید. به سرعت تمامی نکات و جزئیات مطرح
شده را بین شرکت کنندگان منتشر نمایید، به گونه اي که شامل:
1)تصمیماتی که گرفته شده، )
2)مسئول پیگیري و اجراي هر تصمیم و )
3)زمان ارائه ي گزارش پیشرفت باشد. )

مدیریت زمان
جلسات
چه کارهایی را باید پیش از جلسه انجام داد؟
چه فعالیت هایی باید در حین جلسه صورت پذیرد؟
بعد از جلسه چه باید کرد؟
وظایف رئیس جلسه عبارتند از حصول اطمینان از قرار گرفتن افراد مناسب درمکان و زمان درست و همچنین در اختیار داشتن اطلاعات لازم عوامل مخرب در جلسات افرادي که دیر به جلسه می آیند.

دستور کار پنهان،بحث هاي بی هدف ،اخذ نظرات افراد صاحب نظر ، وقفه ها ، بحث و جدل ، عدم قاطعیت گروه .ما باید رویکرد کنشی داشته باشیم نه واکنشی بهینه سازي محل کار و کارهاي دفتري دستی به سر و روي میزتان بکشید.
پاسخ دهید:
- چه چیزهایی را نگه دارید،
- آن را کجا نگه دارید و
چگونه بیابید.

آخرین روز ماه آوریل : روز جهانی سازماندهی میزها ( 10 اردیبهشت)

حکایت سرآستین مردان
در روزگاران قدیم ملکه الیزابت انگلستان به سان نظامی می رود و در حین تماشاي سان نظامی سربازان نکته اي نظر او جلب می نماید؛سربازان انگلیسی لباس هاي آراسته اي داشته و از پیراهنی با آستینهاي کوتاه استفاده کرده بودند. ناگهان صحنه اي ملکه را عصبانی کرد،هنگامی که به دقت به حرکات موزون نگاه می نمود سربازي با مچ دست خود دماغ خود را پاك نمود، ملکه منطقه را ترك کرد و در نامه اي ضمن تأکید بر تنبیه سرباز دستور داد تا از این پس لباس ها را بلندتر و در سر آستین آنها دکمه اي تعبیه شود.

اولین میوه کار تیمی،احساس رضایت است.

مدل پنج  کار تیمی
١. همدلی
٢. همگامی
٣. همفکري
۴. همکاري
۵. همیاري

تابلوي “هم” ایرانی!
هم سفر/هم سلیقه/همسو/هم شیوه/هم صحبت/هم صدا/هم صف/هم طبع/همفکر/هم قدم/همپا/همدل/همدم/همراه/هم قطار/همکار/هم کلام/هم گرده/هم محله/هم نشان/هم نفس/هم نوا/همنوع/هم وطن/همرهَ/همراز/هم سخن/هم اندیش

ضرورت خلاقیت در زمان- بازسازي دنیا
دنیاي امروز به قدري پیچیده، پویا و نامطمئن (عدم قطعیت) است که مامجبوریم براي رشد، پیشرفت و حتیّ بقا در هر لحظه از زمان و در بعدي از مکان مسأله جدیدي را حل کنیم.

حکایت بازسازي دنیا
پدري روزنامه می خواند اما پسر کوچکش مدام مزاحمش می شد. حوصله پدر سر رفت و صفحه اي از روزنامه را که نقشه جهان را نمایش می داد جدا و قطعه قطعه کرد و به پسرش داد. بیا! کاري برایت دارم. یک نقشه دنیا به تو می دهم، ببینم می توانی آن را دقیقاً همان طور که هست بچینی؟و دوباره سراغ روزنامه اش رفت. می دانست پسرش تمام روز گرفتار این کار است. اما یک ربع ساعت بعد، پسرك با نقشه کامل برگشت.«مادرت به تو جغرافی یاد داده ؟» : پدر با تعجب پرسید جغرافی دیگر چیست؟ » : پسر جواب داد پشت این صفحه، تصویري از یک آدم بود. وقتی توانستم آن آدم را دوباره بسازم، دنیا را هم دوباره ساختم.در حل مسئله زمان توجه به انسان ها براي ساختن دنیا مهمترین نکته می باشد.در حل مسئله زمان به ابعاد مختلف مسئله مانند سرعت، دقت، صحت و شفافیت آن باید توجه کرد. برخی اوقات حل یک مسئله به روش غیرمستقیم امکانپذیر است. این گونه راه
حل از تفکر جانبی نشأت می گیرد. یعنی اینکه خودآگاه یا ناخودآگاه پسر با رویکرد تفکر جانبی عمل کرده است.حل یک مسئله ساده تر ممکن است منجر به حل یک مسئله پیچیده تر شود.دنیا براي همه دنیا به قدري بزرگ است که براي همه جا هست.به جاي آنکه جاي دیگران را بگیرید سعی کنید جاي خود را بیابید. چارلی چاپلین

“درختی که از آغوش تو بزرگتر است،از دانه اي کوچک روییده است،بنایی بلند از مشتی خاك ساخته شده و سفري هزار فرسنگ با یک گام آغاز شده است.”

ابعاد وجودي انسان در بعد چهارم روح

قدسی / حقیقت جو /زیبایی طلب /وجدانیات /ذهن ناخودآگاه/ ذهن خودآگاه / مغز / بدن /سایر اعضا •

تفاوتهاي نیمکره چپ و راست مغز!
با آنکه دو نیمکره مغز عملکرد یکپارچه اي دارند و در همکاري تنگاتنگی با یکدیگر می باشند اما از جنبه هاي گوناگونی با یکدیگر تفاوت دارند. افراد نیز از نظر آن که کدام نیمکره مغزشان بر افکار و پردازش اطلاعات مغزشان سیطره دارد با یکدیگر تفاوت دارند اکنون به تفاوتهاي دو نیمکره مغز می پردازیم:

نیمکره راست:
* تداعی آزاد دارد.
* سازمان نیافته می باشد.
* فاقد حس زمان می باشد.
* از لمس اشیاء لذت می برد.
* دیداري-تمرکز بر تصاویر و الگوها.
* اطلاعات را به یکدیگر ارتباط می دهد .
* در تلفظ و یافتن واژه ها مشکل دارد.
* پردازش افکار بطور همزمان صورت می گیرد.
* ابتدا به کلیات و سپس به جزئیات می پردازد.
* درك مستقیم و شهودي-پیروي از احساسات.
* هنگام صحبت کردن دستان خود را حرکت می دهد.
* به چگونگی بیان سخنی توجه می کند و نه به مضمون آن.
* بسیار در جستجوي استدلال بوده و بدنبال علل قوانین می باشد.
* در الویت بندي مشکل دارد. تکانشی و بدون اندیشه اقدام به کاري می کند.
* حافظه تصویري-توسط یادداشت و یا ترسیم موضوعات میتوان آنها را به خاطر سپرد.

نیمکره چپ:
* تحلیل گر-پیروي از منطق .
* از پیش برنامه ریزي می کند .
* از مشاهده اشیاء لذت می برد .
* بسیار سازمان یافته می باشد .
* در پیگیري و حفظ زمان کارآمد است .
* شفاهی-تمرکز بر واژه ها، نمادها و ارقام .
* علاقه مند به تهیه فهرست و برنامه ریزي.
* استنتاج منطقی از اطلاعات به عمل می آورد .
* به مضمون سخن توجه می کند و نه به چگونگی بیان آن.
* معمولا بدون تحقیق و کورکورانه از قوانین تبعیت می کند .
* ابتدا جزئیات را بررسی کرده سپس به کلیات دست می یابد .
* تلفظات و فرمول هاي ریاضی به سهولت به خاطر سپرده می گردند .
* هنگام سخن گفتن بندرت از اشارات و حرکات دست استفاده می کند .
* پردازش افکار بطور متوالی و ترتیبی صورت می گیرد-مرحله به مرحله .
* براي بخاطر آوردن از واژه ها سود می برد-اسامی را بجاي چهره ها بخاطر می سپارد.

مهندسین،هنرمندان ،نظامیان،کارآفرینان

تحلیل داده ها/ارزیابی ریسک/علاقه به آمار و اعداد و رقم/اهل محاسبه/اهل منطق و عقل گرا/اهل عمل/آکادمیک/مادي گرا/واقعیت گرا/مردم گرا و معاشرتی/احساساتی و با هیجان/اهل معنویت و عالم روحانی/اهل تعاون و کار گروهی/سمبلیک/محافظه کار و ریسک گریز/سنت گرا/خویشتن دار/رسمی و منظم/قابل اعتماد/نکته سنج و جزء نگر/سخت گیر و جدي/پافشاري و مقاومت زیاد/اهمیت ترتیب امور/استقلال طلب/خلاق و آینده نگر/اهل ریسک/قدرت تصور، تجسم و تشبیه زیاد/کل نگر/نتیجه گرا/انعطاف پذیر/آرمان گرا/قدرت بصیرت و شهود بالا

تفاوتهاي مغز زنان و مردان
زنان تقریبا به هر دو نیمکره مغزشان دسترسی دارند اما مردان عمدتااز نیمکره چپ مغزشان استفاده می کنند.
* انتقال اطلاعات میان دو نیمکره مغز در زنان با سرعت بیشتري انجام می گیرد.
* ارتباطات میان سلولهاي مغزي در زنان بیشتر از مردان می باشد .
* مغز مردان 100 گرم سنگین تر از مغز زنان می باشد.
* طول نخاع در مردان اندکی طویل تر از زنان می باشد.
* سلول هاي مغزي در مردان % 4 بیشتر از زنان می باشد .

راه حل
اگر در رابطه با چیزي تجزیه و تحلیل ارائه دهیم و آگاهانه نظر دهیم قالب ذهنی نیست بلکه نقشه ذهنی است، زمانی قالب ذهنی است که ناخودآگاه ما چیزي را بپذیریم.

قالب ذهنی؛ خوشبختی چیست؟
خوشبختی در واقع فاصله این بدبختی تا بدبختی بعدي است.
                                                                                           چارلی چاپلین

اینکه افراد فرزندان را همیشه به چشم یک فرزند نگاه می کنند. نمونه هایی از قالبهاي ذهنی در زمانه امروز خیلی ها فکر می کنند افراد سیاسی و هنرپیشه افراد فاسدي هستند. افزایش قیمت یعنی فروش کمتر کاهش هزینه یعنی کاهش کیفیت هر چه سخت تر کار کنم موفق تر خواهم شد.

Mind Map نقشه ذهنی

دسته بندي افکار و دغدغه هاي ذهنی خود، سپس اولویت بندي آن و ترسیم آن به صورت شماتیک به طوري که با یک نگاه آنچه هستیم ، آنچه باید انجام بدهیم و آنچه باید باشیم مشخص باشد. جهان چیزي نیست مگر نقشه ذهنی ما و این همان چیزي است که نحوه تعامل هر انسان را با جهان اطرافش معین می نماید، با این تفاسیر پس به تعداد افراد روري کره زمین نقشه ذهنی داریم.

( نمونه هایی از نقشه ذهنی )
هر حرکتی در نقشه ذهن نیازمند مقصد (هدف) است.
آلیس: "لطفاً به من بگو از کدام راه باید بروم؟"گربه: "بستگی به این دارد که کجا می خواهی بروي؟"آلیس: "خیلی برایم مهم نیست کجا بروم."گربه: "پس مهم نیست از کدام راه بروي."

نمونه اي از نقشه ذهنی مدیریت زمان

« چهار اصل مدیریت زمان »=قبل از شروع هر کاري که مدتی از زمان را به خود اختصاصمی دهد, این چهار سؤال را مطرح کنید.
دیوید لوئیس
-1 آیا لازم است این کار حتماً انجام شود؟اگر این کار انجام نشود چه تأثیري بر اهدافمان می گذارد؟ اگر این کار انجام نشود عواقب آن در زندگی شغلی شما چیست؟ پاسخ به این سؤالات می تواند شما را در انجام کار مصمم تر و یا منصرف کند؟

-2 آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟ممکن است شما این را به دیگري تفویض کنید؟ اگر فقط انجام کار توسط شما باید صورت گیرد, سؤال سه مطرح می شود ... ممکن است به تعویق انداختن باعث تلف کردن وقت باشد. ممکن است به تعویق انداختن باعث صرفه جویی در وقت باشد.

-3 آیا می توانم این کار را به تعویق بیندازم؟

-4 آیا من باید مستقیم این کار را انجام دهم؟

- اگر جواب بلی است، حتماً شروع کنید.
آیا این کار را حذف کنم؟ آیا این کار را به تعویق بیندازم؟ آیا این کار را به دیگري تفویض کنم؟ آیا این کار را خود انجام دهم؟

اولویت بندي مسائل بحرانی
اهمیت مسائل + احتمال وقوع مسائل = اولویت بندي مسائل بحرانی
آیا کار موردنظرمهم و فوري است؟آیا کار مورد نظر یک کار روزمره است؟ آیا کار مورد نظرضروري است؟ آیا کار موردنظرمهم یا فوري
است؟آیا امروز باید انجام شود؟مهلتی واقع بینانه براي آن تعیین کنید.

آیا انجام این کار وظیفه شما را تسهیل می کند؟انجام این کار را به سر فرصت موکول کنید.
آیا براي انجام آن مهلتی تعین شده است؟ فوراً اقدام کنید. براي تمام کردن کار وقتی تعیین کنید. براي انجام کار فرصتی فراهم کنید.

ارزیابی نحوه صرف زمان بصورت تیمی
• برنامه اي یک روزه را انتخاب و برنامه ریزي نمایید.
• به مدت یک روز تمام فعالیتهاي روزانه تیم خود را ثبت کنید.
در پایان روز فعالیت هاي ثبت شده را برحسب ماهیت گروه بندي کنید.
مثلاً: کارهاي روزمره، کارهاي دردست اقدام و کارهاي مرتبط با برنامه ریزي.به فعالیت هاي خود منابع مورد نیاز را تخصیص دهید. مانند بودجه، منابع انسانی، تجهیزات و ...هر فعالیت باید از نظر نحوه اقدام و چیدمان افراد باتوجه به قابلیت آنها مشخص باشد.دبیر و ریئس تیم خود را هرچه سریع تر مشخص نماييد.

تشکیل یک تیم شاد و پرانرژي در زمان حال
سازمان پرانرژي و فعال
نردبان ترقی سازمان پرانرژي و فعال کارکنان شاد بهره ور ترند.شادي مجموعه اي ازصفات مختلف است که هر فردي میتواند کاملا از روي میل و اراده بر این صفات تاثیر گذاشته وبا تقویت آنها به شادي و نشاط زندگی خود بیفزاید.


مدیریت زمان عشق؛ حکایت عروس و مادر شوهر
دختري ازدواج کرد و به خانه شوهر رفت ولی هرگز نمی توانست با مادر شوهرش کنار بیاید و هر روز با هم جر و بحث می کردند. عاقبت یک روز دختر نزد داروسازي که دوست صمیمی پدرش بود رفت و از او تقاضا کرد تا سمی به او بدهد تا بتواند مادر شوهرش را بکشد! داروساز گفت اگر سم خطرناکی به او بدهد و مادر شوهرش کشته شود، همه به او شک خواهند برد، پس معجونی به دختر داد و گفت که هر روز مقداري از آن را در غذاي مادر شوهر بریزد تا سم معجون کم کم در او اثر کند و او را بکشد و توصیه کرد تا در این مدت با مادر شوهر مدارا کند تا کسی به او شک نکند. دختر معجون را گرفت و خوشحال به خانه برگشت و هر روز مقداري از آن را در غذاي مادر شوهر می ریخت و با مهربانی به او می داد. هفته ها گذشت و با مهر و محبت عروس، اخلاق مادر شوهر هم بهتر و بهتر شد تا آنجا که یک روز دختر نزد داروساز رفت و به او گفت: آقاي دکتر عزیز، دیگر از مادر شوهرم متنفر نیستم. حالا او را مانند مادرم دوست دارم و دیگر دلم نمی خواهد که بمیرد، خواهش می کنم داروي دیگري به من بدهید تا سم را از بدنش خارج کند.داروساز لبخندي زد و گفت: دخترم، نگران نباش. آن معجونی که به تو دادم سم نبود بلکه سم در ذهن خود تو بود که حالا با عشق به مادر شوهرت از بین رفته است.

روش هاي دیگر مدیریت زمان

- زمان و سفر
- گزارش نویسی و تندخوانی
- کمال طلبی (ممکن است خطر ناك باشد.)
- قاطعیت
- انطباق با محیط و شرایط
- محول ساختن وظایف
- اتخاذ نگرش مثبت به زندگی
- اجتناب از ارسال نامه هاي الکترونیکی بیهوده

اما براي رسیدن به این هدف باید:
-1 عادات پیشین خود را فراموش کنیم.
-2 روش هاي جدید را بیاموزیم.
-3 براي ترك عادات نادرست و یادگیري روش هاي جدید صبور باشیم.

چند نکته ي ظریف
اتلاف وقت ناشی از نگرانی انجام نشدن تمام کارها را کاهش دهید. خودتان را به خاطر آنچه انجام داده اید باور کنید. محدودیت هاي زمانی خود را بشناسید. از زمانبندي فشرده بپرهیزید. انعطاف پذیر باشید. دوباره دوباره و دوباره ارزش دهی کنید.

اي انسان وقت طلا نیست!تو گرانبهاترینی!در از دست رفتن خویش بیاندیشیم!تا خویشتن خویش را بدست آوریم!
                                                                                                                           تابلوي تک دقیقه اي تفکر (سبز)

جمع بندي
مدیریت زمان = بکارگیري خلاقانه زمان

زندگی صحنه یکتاي هنرمندي ماست.هر کسی نغمه خود خواند و از صحنه رود.نیک آن نام که مردم بسپارند به یادصحنه همواره بجاست.

منبع :كانونهاي تخصصي قرآن كريم

-----------------------------------------------

وبلاگ :مترجم سيدخليل مرتضوي سولاكانبوكان